Diese Checkliste richtet sich an Personen, die Reisen für Teams, Angehörige oder Senior:innen koordinieren und dabei Gesundheit, Mobilität und Budget zusammenführen müssen. Ziel ist, Risiken zu reduzieren, ohne den Reiseablauf zu überfrachten. Planen Sie die Punkte wie ein Projekt: Zuständigkeiten, Fristen, Dokumente und Freigaben.
1) Reiserahmen klären: Zielregion, Reisedauer, Aktivitäten und Unterkünfte in einer Übersicht festhalten. Prüfen Sie früh, ob lange Transfers, Höhenlagen oder Klimawechsel relevant sind. Legen Sie außerdem fest, wer medizinische Informationen verwaltet und wie Sie Datenschutz im Team sicherstellen.
2) Medizinische Beratung und Impfstatus: Organisieren Sie rechtzeitig eine reisemedizinische Beratung, insbesondere bei Vorerkrankungen oder komplexen Reiserouten. Lassen Sie den Impfstatus prüfen und dokumentieren, inklusive Auffrischungen und erforderlicher Bescheinigungen. Planen Sie Zeitpuffer ein, falls Impfschemata mehrere Termine erfordern.
3) Reiseapotheke und Apothekenservices: Listen Sie Dauermedikamente, Bedarfsmittel und Hilfsmittel mit Wirkstoffnamen, Dosierung und Packungsgrößen. Klären Sie in der Apotheke Services wie Medikationsplan, Wechselwirkungscheck, Kühlkettenhinweise und geeignete Reiseverpackungen. Halten Sie eine Kopie der Rezepte bzw. ärztlichen Bescheinigungen in Papier- und Digitalform bereit.
4) Barrierefreiheit entlang der gesamten Kette: Prüfen Sie nicht nur die Unterkunft, sondern auch An- und Abreise, Transfers, Ausflüge und Sanitärsituationen. Fragen Sie nach konkreten Maßen (Türbreiten, Rampenneigung, Aufzuggröße) statt nach allgemeinen „barrierefrei“-Angaben. Dokumentieren Sie zugesagte Leistungen schriftlich, damit sie vor Ort nachvollziehbar sind.
5) Auslandskrankenversicherung vergleichen: Stellen Sie Leistungsumfang, Selbstbehalte, Vorerkrankungen-Regelungen, Rücktransportkriterien und Assistance-Leistungen gegenüber. Achten Sie auf Geltungsbereich (EU/außerhalb), Reisedauergrenzen und ob berufliche Reisen abgedeckt sind. Speichern Sie Notfallnummern, Policenummern und Ablaufwege für Leistungsanträge zentral.
6) Notfall- und Kommunikationsplan: Definieren Sie Ansprechpartner, Entscheidungswege und Eskalationsstufen, inklusive Erreichbarkeiten außerhalb der Bürozeiten. Hinterlegen Sie lokale Notrufnummern, Adressen geeigneter medizinischer Einrichtungen und Übersetzungshilfen für wichtige Diagnosen. Klären Sie vorab, wie Zahlungen im Notfall abgewickelt werden (Karte, Vorschuss, Kostenübernahme).
7) Rechtliches und Dokumente: Prüfen Sie Ausweisdokumente, Einreisebestimmungen, Vollmachten und ggf. Betreuungs- oder Vorsorgedokumente, soweit relevant. Achten Sie bei Gruppenreisen auf Einwilligungen zur Kontaktaufnahme im Notfall und auf die sichere Aufbewahrung sensibler Daten. Bei speziellen Bedarfen kann eine rechtliche Beratung helfen, Formulierungen und Zuständigkeiten korrekt zu gestalten.